효율성을 최적화하기 위해 파일 정리

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파일은 개인용 컴퓨터에서 빠르게 확산되며 약간의 계획 없이 사용자는 생성 당시에는 합리적으로 보였지만 이제는 매우 신비로워 보이는 이름을 가진 긴 기타 파일 목록을 검색하게 될 수 있습니다.

Windows는 별도의 언급이 없는 한 새 텍스트 파일을 내 문서에, 그래픽 파일을 내 그림에 자동으로 저장합니다. 파일 위치를 파악하는 데는 유용하지만 파일을 찾을 때는 그다지 좋지 않습니다. 약간의 계획은 모든 문서에 대해 사용하기 쉬운 구성 시스템을 만드는 데 도움이 됩니다.

중첩 폴더를 사용하면 문서를 쉽게 구성할 수 있습니다. 개인 및 전문 프로젝트에 컴퓨터를 사용합니까? “개인” 및 “전문” 문서에 대해 별도의 폴더를 만드는 것이 좋습니다. 이 폴더 내에서 추가 범주로 나눕니다.

“Personal” 폴더에서 친구와 가족에게 보낸 편지, 지역 신문 편집자에게 보낸 편지, 불만족스러운 제품에 대한 회사에 대한 불만, 다운로드한 요리법, 다양한 주제에 대한 웹사이트 페이지 등을 찾을 수 있습니다. “서신” 파일은 “친구 및 가족” 및 “비즈니스 서신”이라는 제목의 여러 파일로 나눌 수 있습니다. “Friends and Family” 폴더는 정기적으로 통신한다고 가정할 때 각 개인의 폴더로 세분될 수 있습니다. 거의 연락하지 않는 사람들을 위해 “기타” 폴더를 추가할 수 있습니다. 전자 메일로 의사 소통하는 경우 특히 편지에 귀중한 정보가 포함된 경우 자신의 전자 메일과 받은 답장을 복사하여 붙여넣거나 다운로드할 수도 있습니다. “친구 및 가족” 폴더는 개인 사진을 저장하기에 좋은 장소일 수도 있습니다.

수집한 웹 사이트 다운로드 및 기타 파일을 주의 깊게 검토하십시오. 빈티지 자동차나 대체 에너지 자원에 대한 레시피나 정보가 많이 있습니까? 큰 범주를 만든 다음 세분화하십시오. “대체 에너지 자원”은 “풍력”, “태양열”, “바이오디젤” 등 여러 하위 범주를 제공합니다.

비즈니스 측면에서는 서신, 프로젝트 노트, 참고 자료, 완성 및 진행 중인 글, 다양한 재무 기록이 있을 수 있습니다. 많은 조직 옵션이 제공됩니다. 재무 기록과 관련하여 모든 항목을 하나의 폴더에 그룹화하고 필요한 경우 세분화하시겠습니까? 아니면 해당 프로젝트 파일과 함께 재무 파일을 유지하시겠습니까?

여러 회사에서 프리랜서로 일하고 있고 각 회사에 대해 다양한 파일이 있다고 가정합니다. 한 가지 정리 방법은 “Freelance” 폴더를 만든 다음 각 클라이언트에 대한 폴더를 만드는 것입니다. 각각을 “일반 정보”, “프로젝트”, “청구서”, “서신” 등으로 세분화합니다. 각 고객의 “인보이스” 폴더는 연도별로 세분화할 수 있으며 고객에게 보낸 모든 송장을 포함할 수 있습니다. “프로젝트” 폴더는 “새 프로젝트”, “진행 중인 작업”, “완료되었지만 전송되지 않음”(제출해야 하는 파일의 경우) 및 “전송됨”으로 세분될 수 있습니다. 이렇게 하면 완성된 파일을 저장하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 작업을 수행하면서 정리할 수 있습니다.

“Freelance” 폴더에서 모든 고객의 재무 정보를 요약하는 하나 이상의 파일이 포함된 “Financial Summary” 폴더를 제공할 수도 있습니다.

파일을 구성하는 방법을 계획할 때 파일 이름을 지정하는 방법도 생각하십시오. 이것은 파일 이름을 지정하는 체계적인 방법을 만드는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 송장에는 “송장”과 고객 이름, 프로젝트 및 제출 날짜가 포함될 수 있습니다. “Harvard Stephen Crane Invoice 10-20-2005”. 프로젝트에 관한 통신문은 “Harvard Stephen Crane Correspondence 10-20-2005″라는 제목이 될 수 있습니다. 새 조직 계획에 맞게 기존 파일의 이름을 바꾸는 것은 매우 쉽습니다. Windows에서 파일 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “이름 바꾸기”로 스크롤하고 마우스 왼쪽 버튼을 클릭한 다음 새 이름을 입력합니다.

파일을 백업하는 것을 잊지 마십시오! CD를 구워 정보를 저장하고 그 과정에서 하드 드라이브를 비우십시오. 그리고 백업 파일에 하드 드라이브와 동일한 유형의 일정을 적용합니다. 작은 조직으로 컴퓨터 사용을 더 쉽게 할 수 있습니다.