피해야 할 이메일 정리 실수 10가지

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1. 너무 많은 이메일을 보내지 마세요.

때로는 이메일을 사용하는 것보다 직접 대면하거나 전화로 처리하는 것이 더 좋습니다. 그러한 상황을 인식하는 법을 배워야 합니다. 그렇지 않으면 이메일에 대한 답장 아래 묻혀 있을 수 있습니다. 일반적으로 전자 메일은 기껏해야 간단한 확인이 필요한 잘 구성된 메시지를 전달하는 데 이상적입니다. 여러 참가자가 다른 사람들과 생각을 공유하는 확장된 그룹 대화에는 훨씬 덜 적합합니다.

2. 정기적으로 이메일 읽기 시작

업무 전후에 마지막으로 하고 싶은 일이 업무 관련 이메일을 읽는다는 것을 알고 있지만 효과적인 이메일 정리자가 되려면 그래야 합니다. 매일 수신하는 이메일의 수에 따라 받은 편지함이 읽지 않은 새 이메일로 가득 차기 시작하는 데 며칠 또는 몇 시간이 걸릴 수 있습니다. 이메일을 정기적으로 확인하면 상황이 너무 악화되지 않도록 할 수 있습니다.

3. 하루 종일 이메일 확인 시작

요즘에는 스마트폰을 소유하지 않을 이유가 없습니다. 어떤 메시징 서비스를 사용하든 모든 주요 모바일 운영 체제에서 작동하도록 하는 방법이 있습니다. 전화로 이메일을 보내면 하루 종일 새 이메일을 쉽게 읽을 수 있으므로 이전 장에서 중요하게 설명한 예약된 이메일 읽기 세션의 길이를 크게 줄일 수 있습니다.

4. 이메일 클라이언트 사용 시작

웹메일 서비스는 개인용 컴퓨터가 없는 곳에서도 어디서나 쉽게 액세스할 수 있기 때문에 훌륭합니다. 그러나 최고의 웹 기반 사용자 인터페이스라도 Outlook이나 Mailbird와 같은 전용 이메일 클라이언트의 기능과 편의성과 경쟁할 수는 없습니다. 이메일 클라이언트는 더 빠르고, 여러 이메일 서비스의 이메일을 단일 창에서 볼 수 있고, 키보드 단축키를 지원하고, 강력한 맞춤법 검사 기능을 가지고 있으며, 모든 운영 체제 및 장치에서 사용할 수 있습니다.

Windows용으로 가장 널리 사용되는 이메일 클라이언트인 Outlook 및 Mailbird에 대해 이미 언급했지만 이탈리아 회사인 Bloop SRL의 iPhone 및 macOS용 이메일 클라이언트인 Airmail, Windows용 이메일 클라이언트 데스크톱 및 피드 리더인 Postbox도 있습니다. Postbox, Inc.에서 작성 및 판매한 macOS 또는 Mozilla Foundation에서 개발한 무료 오픈 소스 크로스 플랫폼 이메일 클라이언트인 Mozilla Thunderbird 등 몇 가지 옵션을 사용할 수 있습니다.

5. 뉴스레터 구독 중지

웹사이트와 기업은 최소한의 노력으로 참여를 유지하고 제품을 판매할 수 있는 이메일 뉴스레터를 좋아합니다. 일부 뉴스레터는 분명히 유용하지만 대부분은 조만간 무시됩니다. 뉴스레터를 구독하는 것이 문제가 아니라고 생각할 수도 있지만 나중에 언제든지 구독을 취소할 수 있습니다. 하지만 경험에 따르면 일이 생각보다 훨씬 빨리 손에 잡히지 않는 경향이 있습니다. 처음에는 그렇지 않은 것 같습니다. 일반적으로 모든 뉴스레터 구독을 중단하고 소셜 네트워크나 RSS와 같은 웹사이트 및 회사로부터 정보를 수신하기 위해 다른 커뮤니케이션 채널을 사용할 것을 권장합니다.

6. 여러 사서함 사용 시작

여러 개의 사서함을 가질 수 있고 수행하는 작업마다 다른 사서함을 사용할 수 있는데 왜 모든 것에 대해 하나의 사서함을 사용합니까? 예를 들어 업무 관련 이메일의 사서함과 개인 이메일의 사서함으로 시작할 수 있습니다. 어떤 사람들은 한 단계 더 나아가 잠재적으로 민감한 개인 커뮤니케이션을 위해 ProtonMail과 같은 개인 정보 보호 중심 이메일 서비스를 사용하고 웹 서비스 및 온라인 쇼핑을 위한 Gmail과 같은 편리한 무료 이메일 서비스를 사용합니다. 이 접근 방식의 또 다른 이점은 더 나은 보안의 형태로 제공됩니다. 서로 다른 활동을 어느 정도 분리하면 이메일 침해의 영향을 최소화하고 악의적인 해커가 작업할 정보를 줄일 수 있습니다.